Inclusão do código de regime tributário CRT nas notas fiscais para os MEIs: tudo o que você precisa saber

Você já imaginou perder a chance de emitir suas notas fiscais por um detalhe aparentemente simples? Pois é, desde abril de 2025, a obrigatoriedade da inclusão do código de regime tributário CRT nas notas fiscais para os MEIs virou realidade, e quem não se adaptar pode enfrentar sérios problemas fiscais. Se você é microempreendedor individual ou trabalha com contabilidade, este artigo vai desvendar todos os segredos dessa nova exigência, mostrar como evitar erros e garantir que sua empresa continue operando de forma regular e segura.

Prepare-se para descobrir como o código de regime tributário CRT impacta diretamente a rotina do MEI, quais são os riscos de não cumprir a regra e, principalmente, como preencher corretamente esse campo essencial. Continue lendo e transforme um possível obstáculo em uma vantagem competitiva para o seu negócio!

O que é o código de regime tributário CRT?

O código de regime tributário CRT é um campo obrigatório nas notas fiscais eletrônicas (NF-e) e nas notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e). Ele serve para identificar o enquadramento tributário da empresa emissora da nota, ou seja, se ela é optante pelo Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real ou, no caso dos MEIs, se está no regime especial de microempreendedor individual.

Para os MEIs, o código específico é o CRT 4, criado para diferenciar esse segmento das demais empresas do Simples Nacional. Antes dessa mudança, os MEIs utilizavam o CRT 1, que era compartilhado com outras empresas, dificultando a identificação e o controle fiscal por parte dos órgãos competentes.

Por que o CRT 4 é obrigatório para o MEI?

A obrigatoriedade da inclusão do CRT 4 nas notas fiscais dos MEIs foi estabelecida para garantir maior precisão no controle tributário e fiscalização das operações realizadas por essa categoria. Com o CRT 4, a Receita Federal e as Secretarias Estaduais da Fazenda conseguem identificar facilmente as notas emitidas por MEIs, separando-as das de outras empresas do Simples Nacional.

Essa medida foi implementada por meio da Nota Técnica 2023.003 e, após prorrogações, passou a valer a partir de abril de 2025. Desde então, a emissão de notas fiscais sem o CRT 4 é considerada inválida para o MEI, podendo gerar penalidades e até impedir a emissão de novos documentos fiscais.

“A partir de agora, o CRT 4 será o identificador exclusivo dos MEIs nos documentos fiscais, substituindo o CRT 1, que era utilizado conjuntamente por todas as empresas optantes pelo regime do Simples Nacional.”

Quais notas fiscais exigem o CRT 4?

A exigência do código de regime tributário CRT 4 vale para todos os MEIs que emitem:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) — geralmente usada na comercialização de produtos

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) — para vendas ao consumidor final

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) — para prestação de serviços, dependendo da legislação municipal

É importante destacar que, embora o MEI não seja obrigado a emitir nota fiscal para pessoas físicas (exceto se o cliente exigir), o preenchimento correto do CRT 4 é indispensável sempre que o destinatário for uma empresa ou órgão público.

Como preencher corretamente o código de regime tributário CRT?

O processo de preenchimento do código de regime tributário CRT é simples, mas exige atenção aos detalhes. Veja o passo a passo para não errar:

• Cadastro ativo: Certifique-se de que o cadastro da sua empresa está ativo no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado (para NF-e e NFC-e) ou no site da prefeitura (para NFS-e).

• Escolha correta do tipo de nota: Selecione o modelo de nota fiscal de acordo com sua atividade — venda de produtos ou prestação de serviços.

• Localize o campo CRT: Durante o preenchimento, encontre o campo “Código de Regime Tributário” na seção de dados do emitente ou nas configurações fiscais do sistema.

• Insira o código 4: Para o MEI, o valor correto é sempre “4”. Não utilize outros códigos, pois isso pode invalidar a nota e gerar questionamentos fiscais.

Atenção: sistemas de emissão de nota fiscal podem ter layouts diferentes, mas todos devem conter o campo para o código de regime tributário CRT. Caso tenha dúvidas, consulte o suporte do sistema ou um contador especializado.

Consequências de não incluir o CRT 4

A falta de inclusão do código de regime tributário CRT 4 nas notas fiscais do MEI pode trazer sérios prejuízos:

• Impedimento de emissão de notas fiscais: A partir de abril de 2025, erros nos campos vinculados ao CRT 4 impedem o MEI de emitir notas fiscais eletrônicas.

• Notas fiscais inválidas: Notas emitidas sem o CRT 4 são consideradas inválidas, podendo ser rejeitadas pelo sistema da Secretaria da Fazenda e pelos clientes.

• Penalidades fiscais: O não cumprimento da obrigatoriedade pode resultar em autuações, multas e outras sanções legais, além de comprometer a regularidade do negócio.

• Comprometimento da credibilidade: Empresas que não emitem notas fiscais corretamente podem perder contratos, especialmente com outras empresas e órgãos públicos.

Dicas práticas para não errar na emissão das notas fiscais

• Mantenha-se atualizado: Acompanhe as atualizações da legislação fiscal e as notas técnicas publicadas pela Receita Federal e pela Secretaria da Fazenda.

• Treine sua equipe: Se você possui funcionários ou parceiros que emitem notas fiscais, garanta que todos estejam cientes da obrigatoriedade do CRT 4.

• Utilize sistemas confiáveis: Opte por sistemas de emissão de notas fiscais que estejam alinhados com as exigências fiscais e que atualizem automaticamente os campos obrigatórios.

• Consulte um contador: Em caso de dúvidas, busque orientação de um contador especializado em MEI. Ele pode ajudar a evitar erros e garantir a conformidade fiscal.

Exemplos práticos de emissão de nota fiscal com o código de regime tributário CRT

Para facilitar o entendimento, vamos apresentar alguns cenários comuns do dia a dia do MEI e como o código de regime tributário CRT deve ser aplicado em cada um deles.

Exemplo 1: Venda de produtos para pessoa jurídica

Imagine que João, um MEI que fabrica camisetas personalizadas, recebeu um pedido de 200 peças de uma empresa de eventos. Para efetuar a venda, ele precisa emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Passo a passo:

1. João acessa o sistema de emissão de NF-e autorizado pela Secretaria da Fazenda do seu estado.

2. No preenchimento dos dados do emitente, localiza o campo “Código de Regime Tributário”.

3. Seleciona a opção CRT 4 – Microempreendedor Individual.

4. Preenche os demais campos obrigatórios (dados do comprador, descrição dos produtos, valores, impostos).

5. Finaliza e emite a nota fiscal, garantindo que está em conformidade com a legislação.

Se João não incluir o código de regime tributário CRT 4, a nota será rejeitada pelo sistema, impedindo a conclusão da venda e prejudicando sua relação com o cliente.

Exemplo 2: Prestação de serviço para órgão público

Maria é MEI e oferece serviços de manutenção elétrica. Ela foi contratada para realizar reparos em uma escola municipal. Como o contratante é um órgão público, a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é obrigatória.

Passo a passo:

1. Maria acessa o portal da prefeitura para emissão da NFS-e.

2. No cadastro, verifica o campo “Código de Regime Tributário” e seleciona CRT 4.

3. Preenche as informações do serviço prestado, valores e dados do tomador.

4. Emite a nota fiscal, que será utilizada para o pagamento do serviço.

A ausência do código de regime tributário CRT correto pode atrasar o pagamento e até inviabilizar novos contratos com a administração pública.

Exemplo 3: Venda para consumidor final

Carlos, MEI do ramo de alimentação, vende lanches em uma feira e ocasionalmente atende empresas que solicitam nota fiscal. Quando isso ocorre, ele utiliza a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Passo a passo:

1. No sistema de emissão da NFC-e, Carlos seleciona o CRT 4.

2. Preenche os dados do cliente, produtos vendidos e valores.

3. Emite a nota fiscal, garantindo a regularidade da operação.

Estudo de caso: Como a regularização do código de regime tributário CRT alavancou um negócio MEI

Vamos conhecer a história de Ana, uma MEI do setor de confeitaria, que enfrentou desafios com a obrigatoriedade do código de regime tributário CRT e transformou esse obstáculo em uma oportunidade de crescimento.

O desafio

Ana sempre emitiu notas fiscais para seus clientes, mas, com a mudança da legislação, começou a ter notas rejeitadas pelo sistema municipal. Sem entender o motivo, buscou auxílio de um contador, que identificou o erro: o campo do código de regime tributário CRT estava preenchido com o código antigo (CRT 1).

A solução

Após a orientação, Ana atualizou o sistema de emissão, passou a utilizar o CRT 4 e regularizou todas as notas pendentes. Aproveitou para revisar os processos internos, treinar a equipe e investir em um sistema de gestão integrado.

O resultado

Além de evitar multas e sanções, Ana conquistou novos contratos com empresas que exigiam regularidade fiscal. Sua confeitaria ganhou credibilidade no mercado, e ela percebeu um aumento de 30% no faturamento em apenas seis meses.

Perguntas frequentes sobre o código de regime tributário CRT para o MEI

1. O que acontece se eu emitir uma nota fiscal sem o CRT 4?

A nota será rejeitada pelo sistema da Secretaria da Fazenda ou da prefeitura. Além disso, você pode ser multado e ter problemas para comprovar a regularidade do seu negócio.

2. Preciso incluir o código de regime tributário CRT em todas as notas fiscais?

Sim, sempre que emitir NF-e, NFC-e ou NFS-e, o MEI deve preencher corretamente o campo do código de regime tributário CRT com o código 4.

3. O que muda para quem já utilizava o CRT 1?

A principal mudança é a obrigatoriedade do CRT 4 para o MEI. O CRT 1 passa a ser utilizado apenas por outras empresas do Simples Nacional, não mais pelos microempreendedores individuais.

4. O sistema de emissão de notas fiscais já está atualizado?

A maioria dos sistemas já foi adaptada para incluir o CRT 4. Caso o seu sistema não esteja atualizado, procure o suporte técnico ou considere migrar para uma solução mais moderna e compatível com a legislação vigente.

5. O MEI pode ser desenquadrado por não cumprir essa obrigação?

Sim. A reincidência no descumprimento das obrigações fiscais pode levar ao desenquadramento do regime de MEI, obrigando o empreendedor a migrar para outra categoria empresarial, com aumento de custos e obrigações acessórias.

Orientações detalhadas para diferentes tipos de MEI

Cada segmento de atuação do MEI pode ter particularidades na emissão de notas fiscais. Veja como proceder em alguns dos principais setores:

Comércio

O MEI do comércio deve emitir NF-e ou NFC-e sempre que vender para empresas ou órgãos públicos. O código de regime tributário CRT deve ser preenchido com o código 4, independentemente do produto comercializado.

Indústria

No caso da indústria, além da obrigatoriedade do CRT 4, é importante verificar as regras estaduais para emissão de NF-e, já que alguns estados exigem cadastros adicionais e certificação digital.

Serviços

Para prestadores de serviços, a emissão da NFS-e segue as normas da prefeitura. O CRT 4 é obrigatório, e a falta desse preenchimento pode impedir o recebimento de pagamentos ou a participação em licitações.

MEI Caminhoneiro

O MEI Caminhoneiro também está sujeito à obrigatoriedade do código de regime tributário CRT. Ao emitir documentos fiscais para transportes, deve selecionar o código 4, garantindo a conformidade com as normas da Receita Federal.

Tecnologia e automação: aliados do MEI na emissão correta do código de regime tributário CRT

A tecnologia pode ser uma grande aliada para evitar erros e agilizar o processo de emissão de notas fiscais. Veja como utilizar recursos tecnológicos a favor do seu negócio:

Sistemas de gestão integrados

Os sistemas de gestão empresarial (ERP) modernos já vêm configurados para exigir o preenchimento do código de regime tributário CRT. Eles oferecem alertas automáticos, integração com a Receita Federal e atualização constante das normas fiscais.

Aplicativos para emissão de notas fiscais

Existem diversos aplicativos móveis que permitem ao MEI emitir notas fiscais de qualquer lugar, com preenchimento automático do CRT 4. Isso facilita a rotina de quem trabalha em campo ou realiza vendas externas.

Certificação digital

Embora não seja obrigatória para todos os MEIs, a certificação digital traz mais segurança para a emissão de notas fiscais e pode ser exigida em alguns estados. Além disso, garante a autenticidade dos documentos fiscais.

Backup e armazenamento em nuvem

Armazene todas as notas fiscais emitidas em plataformas seguras e com backup automático. Isso evita perdas, facilita a consulta e garante a organização dos documentos para futuras fiscalizações.

Impactos no relacionamento com clientes e fornecedores

A correta inclusão do código de regime tributário CRT nas notas fiscais fortalece a relação do MEI com clientes e fornecedores. Veja como:

Credibilidade e confiança

Empresas que mantêm a regularidade fiscal transmitem confiança ao mercado. Clientes corporativos e órgãos públicos exigem notas fiscais válidas e em conformidade com a legislação para fechar negócios.

Facilidade na negociação

Com a documentação fiscal em dia, o MEI tem mais facilidade para negociar prazos, descontos e condições especiais com fornecedores, além de participar de licitações e projetos maiores.

Redução de riscos

Notas fiscais emitidas corretamente reduzem o risco de glosas, devoluções e questionamentos fiscais, protegendo o negócio de autuações e penalidades.

Estratégias para transformar a obrigatoriedade do código de regime tributário CRT em oportunidades de crescimento

A nova exigência pode ser vista como uma chance de profissionalizar ainda mais o seu negócio. Veja algumas estratégias para aproveitar esse momento:

1. Diferenciação no mercado

Utilize a regularidade fiscal como diferencial competitivo. Divulgue que sua empresa está 100% em conformidade com as normas, aumentando a confiança de clientes e parceiros.

2. Expansão de mercado

Com a documentação correta, o MEI pode atender grandes empresas, órgãos públicos e participar de licitações, ampliando as oportunidades de negócio.

3. Melhoria na gestão financeira

A emissão regular de notas fiscais facilita o controle financeiro, a gestão de receitas e despesas, e a preparação para futuras expansões empresariais.

4. Acesso a linhas de crédito

Bancos e instituições financeiras exigem regularidade fiscal para concessão de crédito. O MEI que cumpre todas as obrigações, incluindo o código de regime tributário CRT, tem mais chances de obter financiamentos e investir no crescimento.

O papel do contador na rotina do MEI com o código de regime tributário CRT

Embora o MEI tenha menos obrigações acessórias do que outras empresas, contar com o apoio de um contador pode ser decisivo para evitar erros e garantir o sucesso do negócio.

Consultoria fiscal

O contador orienta sobre as melhores práticas, atualiza o empreendedor sobre mudanças na legislação e auxilia na escolha dos sistemas de emissão de notas fiscais mais adequados.

Revisão de documentos

A revisão periódica das notas fiscais emitidas garante que todas estejam em conformidade com o código de regime tributário CRT e demais exigências legais.

Planejamento tributário

Um bom planejamento tributário pode ajudar o MEI a economizar, evitar multas e preparar o negócio para futuras mudanças de regime, caso haja crescimento do faturamento.

O futuro do MEI e as tendências fiscais

A obrigatoriedade do código de regime tributário CRT é apenas uma das muitas mudanças que devem ocorrer nos próximos anos no universo do microempreendedorismo. Fique atento às tendências:

Digitalização total dos processos

A tendência é que todos os processos fiscais sejam 100% digitais, com integração entre sistemas municipais, estaduais e federais. O MEI deve estar preparado para operar em um ambiente cada vez mais tecnológico.

Novos regimes tributários

Com o crescimento do número de MEIs, o governo pode criar novos regimes tributários específicos para diferentes segmentos, exigindo ainda mais atenção às obrigações acessórias.

Fiscalização eletrônica

O uso de inteligência artificial e big data na fiscalização fiscal vai aumentar. Isso significa que erros simples, como o preenchimento incorreto do código de regime tributário CRT, serão detectados rapidamente, aumentando a importância da conformidade.

Checklist definitivo para o MEI: emissão de nota fiscal com o código de regime tributário CRT

1. Verifique se o cadastro da empresa está ativo e regular.

2. Escolha o sistema de emissão de notas fiscais adequado ao seu segmento.

3. Localize o campo “Código de Regime Tributário” durante o preenchimento.

4. Insira o código CRT 4 – Microempreendedor Individual.

5. Preencha corretamente todos os demais campos obrigatórios.

6. Revise a nota fiscal antes de emitir.

7. Armazene a nota fiscal em local seguro, preferencialmente em nuvem.

8. Mantenha-se atualizado sobre mudanças na legislação.

9. Consulte um contador em caso de dúvidas.

10. Utilize a regularidade fiscal como diferencial competitivo no mercado.

Conclusão final: O código de regime tributário CRT como aliado do sucesso do MEI

Ao longo deste artigo, ficou claro que a inclusão do código de regime tributário CRT nas notas fiscais não é apenas uma obrigação legal, mas uma ferramenta estratégica para o crescimento e profissionalização do MEI. O correto preenchimento desse campo garante a regularidade do negócio, evita penalidades e abre portas para novas oportunidades de mercado.

A adoção do CRT 4 demonstra que o microempreendedor está atento às normas, valoriza a transparência e busca sempre o melhor para seus clientes e parceiros. Ao investir em tecnologia, capacitação e consultoria especializada, o MEI se posiciona de forma sólida em um mercado cada vez mais exigente e competitivo.

Não encare a obrigatoriedade do código de regime tributário CRT como um fardo, mas como um passo fundamental para a consolidação e expansão do seu negócio. Mantenha-se informado, invista em boas práticas e esteja sempre pronto para transformar desafios em oportunidades.

Lembre-se: a regularidade fiscal é o alicerce do sucesso empresarial. Com o CRT 4 em dia, o futuro do seu empreendimento está garantido!